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会議での説明（その1） 内容が明確に伝わる技術文書の書き方（その45）
更新日 2023-08-25
投稿日 2023-08-22
◆会議でうまく説明する方法（その１）
「内容が明確に伝わる技術文書の書き方（その44）」の中で「会話をすることも技術文書を書くこともコミュニケーション」と解説しました。会議で説明することも「会話」です。そこで「会話をすることも技術文書を書くこともコミュニケーション」という視点に基づき、会議でうまく説明する方法を「内容が明確に伝わる技術文書の書き方」の考え方を使って解説します。
１．内容が明確に伝わるように説明する
会議でうまく説明するうえで重要なことは、内容を説明するのではなく内容が“明確に”伝わるように説明することです。“明確に”が重要なのは技術文書を書くことと同じです。
会議でうまく説明する方法を、「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の３原則」と「６つのルールと18の書き方」の考え方を使って解説します。
２．書き方の第１原則を使う
「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の３原則」の中でまず参考になるのが書き方の第１原則です。「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の３原則」での第１原則は「書き手と読み手の違いを認識する」です。この第１原則を会話に当てはめると「話し手と聞き手の違いを認識する」になります。
書き手とは「知っている人」です。読み手とは「知らない人」です注1）。会話では、話し手とは「知っている人」聞き手とは「知らない人」です。
会議の中では、会議で説明する人（話し手）は「知っている人」説明する人以外の会議の出席者（聞き手）は「知らない人」です。会議で話すことを話し手は知っていますが聞き手（出席者）は知りません。
注1）：「内容が明確に伝わる技術文書の書き方（その2）」参照
このため、会議では、聞き手の立場（知らない人の立場）に立ち「この内容をどのように説明したら内容が明確に伝わるか」を考えて話す必要があります。「この内容をどのように説明したら内容が明確に伝わるか」を考えるとき「自分が聞き手だったらどのように説明してほしいか」と考えることで説明方法がわかります。
例えば「ダラダラ説明しないでほしい」「説明内容の概要を初めに説明してほしい」「会議のポイントや結論を初めに説明してほしい」「決めたことに対する根拠を説明してほしい」のようなことです。書き方の第１原則の考え方を使って説明することが会議でうまく説明するうえでのスタートです。
次回に続きます。
【参考文献】
- 森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日
◆【特集】 連載記事紹介：連載記事のタイトルをまとめて紹介、各タイトルから詳細解説に直リンク！！
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