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内容が明確に伝わる技術文書の書き方（その18）
投稿日 2022-11-01
「６つのルールと18の書き方」に関し、「６つのルール」および「18の書き方」の概要について解説しています。「６つのルールと18の書き方」を以下に示します。「６つのルールと18の書き方」の具体的な使い方の解説の続きです。今回は、「内容が明確に伝わる技術文書の書き方（その17）」の続きです。今回も、ルール６（明確に伝わる文を書く）・「書き方16：短い文を書く（一文一義で書く）」の解説です。
【この連載の前回：内容が明確に伝わる技術文書の書き方（その１７）へのリンク】
１．一文一義で書く
一文一義とは、一つの文の中に1つのこと（事柄）だけを書くことです。前回は、以下の例に基づき一文一義について解説しました。
今週の金曜日の10時から来年度に向けての営業会議が予定されている。営業会議では、来年度の売り上げを今年度の売り上げの３割増にするための営業方針（案）を決定する。また、商品開発部の部長から、現在進めている新商品の開発に関する進捗状況の説明がある。
２．一文一義は内容の流れを考えて使う
以下の文は一文一義で書いてありません。
来週の月曜日の午前10時から社内でＡ社と打ち合わせを行うことが今日決まったので、打ち合わせに出席する予定の社員にこの日時をメールで送ったが、メールの送信後、Ａ社から、「打ち合わせ時間を同日の午後14時からに変更してほしい」とのメールが送られてきた。
この文は、以下のことが一つの文で書いてあります。
①来週の月曜日の午前10時から社内でＡ社と打ち合わせを行うことが今日決まったこと
②打ち合わせに出席する予定の社員にこの日時をメールで送ったこと
③Ａ社から、「打ち合わせ時間を同日の午後14時からに変更してほしい」とのメールが送られてきたこと
一文一義の考え方でこの文を書くと以下のようになります。
来週の月曜日の午前10時から社内でＡ社と打ち合わせを行うことが今日決まった。そこで、打ち合わせに出席する予定の社員にこの日時をメールで送った。メールの送信後、Ａ社から、「打ち合わせ時間を同日の午後14時からに変更してほしい」とのメールが送られてきた。
一文一義で書くことで内容は明確に伝わります。しかし、文が細切れになり文の読みにくさを感じます。文に滑らかさがなくゴツゴツした感じがします。
例えば、以下のように修正すると文が読みやすくなります。
来週の月曜日の午前10時から社内でＡ社と打ち合わせを行うことが今日決まったので、打ち合わせに出席する予定の社員にこの日時をメールで送った。メールの送信後、Ａ社から、「打ち合わせ時間を同日の午後14時からに変更してほしい」とのメールが送られてきた。
一文一義で書く場合には、一つの文の中に１つのことを書くことが基本です。しかし、一文一義で書いた結果、文が細切れになり文の読みにくさを感じたときには、無理に一文一義にしようとしないで内容の流れを考えて一文一義を使って文を書いてください。
次回に続きます。
【参考文献】
森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日
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