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内容が明確に伝わる技術文書の書き方（その13）
投稿日 2022-10-14
「６つのルールと18の書き方」に関し、「６つのルール」および「18の書き方」の概要について解説しています。「６つのルールと18の書き方」を以下に示します。今回も、ルール１（冒頭に書く）・「書き方1：要点を冒頭に書く」の使い方の解説です。
【この連載の前回：内容が明確に伝わる技術文書の書き方（その１２）へのリンク】
１．「構成を考える」と「書き方1：要点を冒頭に書く」の組み合わせ
「内容が明確に伝わる技術文書の書き方（その9）」の中で、「メールを書くときにもメールの構成を考えます」と書きました（書き方の第２原則）。そこで、「メールの構成を考える」と「書き方1」の組み合わせについて解説します。
例えば、ある社員が上司に以下のようなメールを書いたとします。
【メールのパターンⅠ】
昨日Ａ社に、我社の〇〇管理システムの導入を提案しました。その打ち合わせ結果を報告します。
「Ａ社のような規模や事業内容で〇〇管理システムを導入した場合の具体的な効果と具体的な管理コストの削減額を確認したうえで導入するかどうかを決定する」とのことだった。
「今週の木曜日の17時までに、効果と削減額をＡ社の山田部長までメールで送って欲しい」との指示があった。
〇月〇日の10時からＡ社で行う次回の打ち合わせでＡ社の結論を話す。
以 上
ここで、メールの構成を考えて書くと以下のようになります。
【メールのパターンⅡ】
昨日Ａ社に、我社の〇〇管理システムの導入を提案しました。その打ち合わせ結果を報告します。
１．打ち合わせでの結論
〇〇管理システムの導入に関する結論は出なかった。Ａ社のような規模や事業内容で〇〇管理システムを導入した場合の具体的な効果と具体的な管理コストの削減額を確認したうえで導入するかどうかを決定する。
２．打ち合わせでの指示事項
今週の木曜日の17時までに、効果と削減額をＡ社の山田部長までメールで送る。
３．今後の予定
〇月〇日の10時からＡ社で行う次回の打ち合わせでＡ社の結論を話す。
以 上
パターンⅡの場合、メールで伝える内容を「１．打ち合わせでの結論」、「２．打ち合わせでの指示事項」および「３．今後の予定」の３つの項目に区分しました。また、書き方1を使って、メールの要点（打ち合わせでの要点＝打ち合わせでの結論）をメールの冒頭に書き、結論に関する説明をその後に書きました。
パターンⅡのようにメールの構成を考えること、書き方1を使って書くことでメールの内容が明確に伝わります。
次回に続きます。
【参考文献】
森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日
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