&nb...
優先順位の付け方と取り組み方 新規事業・新商品を生み出す技術戦略（その42）
更新日 2022-05-30
投稿日 2019-02-20
日々の業務に追い回されていないでしょうか。せっかく計画を立てて進めているにも関わらず、急な仕事が割り込んでくるのは日常茶飯事かと思います。そんな時、来る仕事、来る仕事に対応していては成果は上がりません。今回は、仕事の優先順位付けとその取り組みを解説します。
1. 優先順位の付け方
- A4用紙一枚を横に使い、「緊急度」と「重要度」の2軸グラフを作ります。
- 任されている、頼まれている「業務」と「納期」をフセンに書き出します。
- フセンをA4用紙のグラフのどこに当てはまるかを考え、貼ります。
- 全体を眺め、ざっと見直し、必要であれば修正します。
「緊急度」と「重要度」が高いものが最優先業務です。反対に「緊急度」と「重要度」が低いものはやりません。つまり、やらないことを決意しましょう。
ここまでは、ご自身でも比較的スッキリと納得することができるでしょう。ちなみにフセンにしておくことで「緊急度」と「重要度」が変わる場合にも簡単に修正ができますので、この方法をオススメします。
さて問題は、「緊急度は高く、重要度が低い業務」と「緊急度は低く、重要度が高い業務」の扱いです。
この2つの優先順位の付け方は、よく部下から質問されるのではないでしょうか。
一般的に2番目に取り組む業務は「緊急度は低く、重要度が高い業務」、3番目に取り組む業務が「緊急度は高く、重要度が低い業務」です。特に2番目の「緊急度は低く、重要度が高い業務」は将来のためにやっておいた方がいい、そのうちにと思っていてもすぐには出来ないような難易度が高いものが該当しやすい傾向があります。
そして3番目の「緊急度は高く、重要度が低い業務」は、成果につながらないが取り組めば今すぐできるような業務が該当しやすい傾向があります。
2. オススメの取り組み方
イメージしやすいので、1日の業務時間で取り組み方をご紹介します。
- 午前中の早い時間：「緊急度が低く、重要度が高い業務」 1時間でもいいので、時間を決めて取り組みます。
- 午前中＋午後：「緊急度、重要度が高い業務」全体の業務の6割程度をこの業務に使います。
- 休憩前や会議後などのスキマ時間：「緊急度が高く、重要度が低い業務」集中した後や眠気が起きる時間などのスキマ時間に片付けます。「将来やっておいた方がいいがすぐに出来そうもない面倒な業務を1日1時間でもいいので前進させること」と「すぐにできるけれど直接、成果につながらないような業務をメイン業務の障害にならないように進めること」が実現できます。
ご自身や会社のペースにもよりますので、ご自身にとって最適な方法を見つけてください。ポイントは「効率よく成果が出る、ストレスが極力少なく取り組む方法」を早く見つけることです。
続きを読むには・・・
「技術マネジメント総合」の他のキーワード解説記事
もっと見る
価値づくりの研究開発におけるオープン・イノベーション 研究テーマの多様な情報源（その17）
1．「価値づくり」は自社の外から始まる ◆関連解説『技術マネジメントとは』 前回のその16に続いて解説します...
1．「価値づくり」は自社の外から始まる ◆関連解説『技術マネジメントとは』 前回のその16に続いて解説します...
組織 普通の組織をイノベーティブにする処方箋 （その45）
前回からKETICモデルのK（Knowledge）の知識の3つの要素の内、「自社の強み」を解...
前回からKETICモデルのK（Knowledge）の知識の3つの要素の内、「自社の強み」を解...
製品開発とコストダウン（その1）
1．形のないニーズを形にする設計業務 製造業における設計部門は、お客様のニーズという目にみえないものを製品という形あるものに変換する業務をしていま...
1．形のないニーズを形にする設計業務 製造業における設計部門は、お客様のニーズという目にみえないものを製品という形あるものに変換する業務をしていま...
「技術マネジメント総合」の活用事例
もっと見る
設計部門の課題と原因分析（その2）
【設計部門の課題と原因分析 連載目次】 1. 設計部門の現状を正確に特定する 2. 課題分析と課題の根本原因除去 3. 設計部門用に用意したコン...
【設計部門の課題と原因分析 連載目次】 1. 設計部門の現状を正確に特定する 2. 課題分析と課題の根本原因除去 3. 設計部門用に用意したコン...
擦り合わせ型と組み合わせ型、目指すべき開発体制とは（その2）
【目指すべき開発体制 連載目次】 目指すべき開発体制とは（その1）擦り合わせ型と組み合わせ型 目指すべき開発体制とは（その2）日本企業文化を引きず...
【目指すべき開発体制 連載目次】 目指すべき開発体制とは（その1）擦り合わせ型と組み合わせ型 目指すべき開発体制とは（その2）日本企業文化を引きず...
ソフトウェア開発の成果物による進捗管理 プロジェクト管理の仕組み （その16）
前回は、計画時の見積もり精度を上げるための基準モデルと、進捗を見える化するための基本ツールである基本メトリクスセットのひとつ、作業成果物メトリクスについ...
前回は、計画時の見積もり精度を上げるための基準モデルと、進捗を見える化するための基本ツールである基本メトリクスセットのひとつ、作業成果物メトリクスについ...
