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“技術文書を書くこと”について考える（その１）
投稿日 2022-08-26
１．技術者にとって「技術文書を書くこと」は重要
「技術者のための内容が“明確に”伝わる技術文書 注1）の書き方」をテーマにしたセミナーや社員研修で講師を務めています。技術文書を書く力のレベルアップが目的です。様々な技術分野・職種の技術者の方々が受講されています。セミナーや社員研修を通して、多くの技術者の方々にとって「技術文書を書くこと」が重要であることを実感しています。
注1）：技術文書とは、日常業務の中で書くすべての文書のことです。例えば、報告書、会議や打ち合わせで使う資料、提案書、企画書、日常のメールなどです。
そこで、技術者の方々にとって重要な「技術文書を書くこと」について様々な視点から考えてみます。
２．技術文書＝コミュニケーションの手段
技術士に求められる資質能力（コンピテンシー）の中に「コミュニケーション」があります。このコミュニケーションの定義から、「技術文書＝コミュニケーションの手段」と考えることができます。しかし、技術士だけではなく技術者全員が「技術文書＝コミュニケーションの手段」と認識すべきです。技術者全員が、技術文書をコミュニケーションの手段として使っているからです。
内容が明確に伝わる技術文書 注2）を書くことで、会社の人や顧客など様々な関係者との間で技術文書を通した円滑なコミュニケーションが取れます。円滑なコミュニケーションを取ることで仕事も円滑に進みます。これは、書き手が伝えたい内容が読み手に明確に伝わるからです。
注2）：「内容が明確に伝わる技術文書」については次回解説します。
会話を通したコミュニケーションでは、「君の説明はわかりにくい」と言われたら仕事が円滑に進みません。これと同じように、「君の書いた会議の資料はわかりにくい」という技術文書を書けば仕事が円滑に進みません。書き手が伝えたい内容が読み手に明確に伝わらないからです。
「技術文書＝コミュニケーションの手段」と考えることで、「技術文書を書くこと」が日々の仕事の中で重要であることがわかります。
次回に続きます。
◆関連解説記事「書くべきことを自分の頭の中ではっきりさせる」
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