：5Sでシンプルな仕事の流れに改善事務の生産性向上とは（その3）

更新日 2023-01-30

投稿日 2017-11-08

【...

【目次】

1. 5Sとは

　5Sとは、「整理、整頓、清掃、清潔、躾」のことですが、それぞれは、辞典にある単語の意味と異なりますので、再確認しましょう。

・整理：必要なものと不要なものを区分して、不用品を処分する。
・整頓：必要なものを使い易いところに置く。置き場所を決めて、使用後は元に戻す。
・清掃：身の回りをきれいにし、使いたいときにすぐに使用できる。
・清潔：誰が見てもきれいで、その状態を維持できる風土となっている。
・躾　：上記の状態を維持するため、ルール化するとともに、全員が体得して習慣化する。

2. 事務部門の業務の問題点と改善の考え方

　事務部門の改善は、次のことが原因で、改善活動がなされていなかったり、成果をあげにくかったりするのが実態です。成果をあげにくい障害は次の４項目です。

(1) 机上やパソコン業務が中心なので、作業（仕事）内容と成果が見えにくい。
(2) アウトプット（成果物）は、紙媒体のもの以外、顕在化・定量化しにくい。
(3) プロセスや作業が複雑で、属人化しているので標準化しにくい。
(4) 以上から人時生産性が意識されず、生産性を追求することが難しい。

　これらの問題点を5Sを利用して改善していきましょう。その際、業務分析や見える化で用いた現状業務のデータを基準にして、どれだけの成果があったかを定量的に確認し、人時生産性の生産性改善を確認することが重要です。

3. 5Sによる改善活動

(1) 事務部門の改善活動の進め方

①頭の中を整理・整頓（2S）する。
②身の回りを2Sする。
③対象業務の洗出しを行う。
④業務プロセスの流れを明確化する。
⑤現状の人時生産性のデータを取る。
⑥改善の目標を立てる。
⑦5Sを実行し、整理、整頓を行う。
⑧ムダ、ムラ、ムリを排除して、シンプルラインを構築する。

ここでは⑦、⑧について詳しく説明します。

(2) 実施方法

① 5S を実行し、整理、整頓を行う。

1) 職場には、ファイル、書棚、コピー用紙、文具棚、在庫などが所狭しと広がっていないでしょうか。中には、郵便物、各種伝票なども散乱していることでしょう。これらも、上述の身の回りと同様に、全てを洗い出し、頻度、要否を決め整理整頓を行います。

2) ファイル用品、コピー使用など、それらを使用する場合のルールを決めておきます。これらは、湯水のように使用するのではなく、例えば、コピーは表裏面に行うとか、ミスコピーの裏面を利用するとかです。また、コピー機の使用制限をかけるのも無駄遣いを削減できます。可能な限り印刷物の配布をしないことです。ペーパーレス化を励行しましょう。（プロジェクターの使用等）

3) 文具、帳票、コピー紙、プリンターインクなどを保管するルールを決めておきましょう。あらゆるものの定位置を決めます。（レイアウト、配置図、ロケーションマップ等）常備位置を設定しておくことで、重複購入や在庫切れを防止できます。また、一括管理をして、購入単価を下げることも可能です。

4) ロケーションと保管場所を１対１のルールで識別できるようにして、使用したら保管場所に必ず戻し、あるべき姿を見える化します。（カラーリング、棚番、写真等）

② ムダ、ムラ、ムリを排除して、シンプルラインを構築する。

1) 標準作業と目標対象作業の標準作業を明確にします。例えば、コピー紙の場合、コピーをとる対象と、コピー可能範囲を明確にします。会議資料は1枚にまとめ、コピーを配布せず、プロジェクターで映すということです。参加者各自がノートPCやタブレットを持参します。このような標準作業をスタートの基準として開始します。ここで、達成すべき目標を立てます。例えば、携帯電話の使用量を毎月◯◯円にするとか、コピー紙の使用量を1日当たり○○枚にするなどの具体的な数値で設定しましょう。

2) 分析、標準作業に対し、実際の作業の分析を行い、現状を把握します。実施された作業内容と目標数値に対する実績を集計します。

3) 改善、分析結果に基づき、現状からあらゆることを単純化して改善しましょう。

　今回で、事務の生産性向上の連載を終了します。

　続きを読むには・・・

新規会員登録