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メールで伝えたいことを100％伝える気配りとは
投稿日 2023-07-28
メールによる情報伝達が発達し、対面式の会話機会が少なくなりました。しかし、 メールで伝えたことがなかなか伝わりにくいことも事実です。今回は「メールで伝えたいことを100％伝える気配り」についておはなしします。
1. 私たちの対話は、数年前に比べて激減
メールによるコミュニケーションも、チョットした気づかいで、その質が高まります。対話は、相手の表情や話しを聴く状況など、伝えること以外の情報が得られることから、相手に気を配りながら行うことができました。ところが、メールによる情報伝達では、相手の表情やメール受信時（読む）の状況も解らず、気を配るどころか一方的な情報伝達になりがちです。
2. 2ｗ1h（what/ how to/ why）は忘れずに
私たちの情報伝達は、バーバル（言語）とノンバーバル（非言語）の組み合わせで伝わることが解っています。
そして、バーバル（言語）は2割程度。ノンバーバル（非言語）は、8割程度の影響力があることも解っています。私たちの脳は、対話のほとんどを非言語を使って理解しているのです。ところが、メールによる情報伝達になると、ノンバーバルは皆無に近い状態です。
このように、メール伝達の危なさを知っていると、メールでの情報伝達や交換が怖くなってしまいます。
とはいっても、ここまでメールが私たちの生活や仕事に浸透してしまうと、危ないからといった理由で、使用しないというわけにもいきません。メールでの情報伝達において、少しでもその危なさを削減するにはどうしたら良いのでしょうか？
メールでの情報伝達で、その質を高めるには、2W1Ｈの構成で メール文を作成することです。
メール文例：「今日は、顧客満足向上をねらった、ミーティングをwebで行います。」
上記の文例は、次の３要素から作られています。
- 顧客満足をねらった（why）
- ミーティング（what）
- webで（How to）
このような2W1Ｈ構成の文書をメールで送ることが大切です。
3. 原因説明と意義説明
また、whyの部分に、もう一工夫すると良いでしょう。
例えば
- 労災事故が発生したので、装置の取扱は、フローにしたがってください。
- 労災事故再発防止のため、装置の取扱は、フローにしたがってください。
前述の文書では、whyの部分が「過去」のことを指した文書になっています。これを『原因説明』といいます。逆に、後者の文書では、whyの部分が「未来」をさした文書になっています。これを『意義説明』といいます。
一般的にwhyの部分には、『意義説明』を使うと解りやすい・伝わりやすいことが解っています。あなたも、whyに一工夫をしてみませんか？
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