電子メール、簡潔過ぎると逆効果

投稿日 2016-03-28

◆電子メール：多忙な人に確実な返信をもらうテク...

◆電子メール：多忙な人に確実な返信をもらうテクニック

皆様は仕事で電子メールを一日に何通受信しますか、企業の従業員数、所属部署、職務、職位などでも大きく違うと思いまが、私は多い時期で200通前後でしたのでさほど多くは無かったと思います。私が知っている方で最も多かったのは一日500通以上だったと記憶しています。その方はメールを読むのが仕事になっていると嘆いていらっしゃいました。

　然しながら兎に角メールの返信が早かったです。管理職でしたのでその方が返信しなければ物事が進まない『お伺いメール』が多かったというのもありますが、やはり総数が多すぎて片っ端からやっつけないとオーバーフローしてしまいそうだったからだと思います。

　海外顧客が多い企業だと時差の関係で週末に『精神衛生上良くないメール』が入ることもあり、土日に確認しないと落ち着かない強迫性障害を患ってしまいます。上述の管理職の方も症状が慢性化し土曜日も早朝から出社しメールを確認してました。多量のメールを受け取るにも関わらず返信が早い人には共通の特徴があります。それは非常に簡潔に『返信』をするというものです。挨拶文も無くダイレクトに要件だけ記載します。だいたい1行、多くても3行程度です。

　「社外はともかく社内は別にそれで良いじゃないか？」と思う方も多いでしょう。私もそう思います。簡潔なのは良い事です。ですが簡潔すぎるが故の問題があります。次のような、問題点です。

　　　1.情報が少なすぎて何を返答しているのか逆に伝わらない

　　　2.急ぐあまり一部の質問にだけ回答している(残りを見逃している)

　　　3.内容を間違って理解し、"誤解に基づいて"返信している

　結果として再確認の為に再度メールのやり取りが数回続くのでは、本末転倒です。意外にこういう方は多いようです。特に仕事が出来る方にこれが多いようです。

　『隣の席にいてもメール』の時代ですが、この様な方には直接出向いで確認したほうが間違いがないと思います。上述の管理職は多くの方から口頭確認されていました。

　兎に角早い、簡潔だ、と自負している方は本当に適切な返信をしているか一度考えたほうが良いかもしれません。再確認電話やメールが来ないからと大丈夫とも言えません。多くの方は不備不足がある返信でも何度も聞くのが面倒だから容認しています。若しくは恥をかかせ無い様に違う案件を装って聞き直している場合もあります。

　一番は、メールが多すぎるのが問題です。一日500通、1000通が必要なメールばかりのはずはありません。送られてくるメール案件に、CCが多いことはありませんか。つまり情報シェアや『念のためCC』です。後で知らないとか、聞いてないと言われると困るから取り敢えずCCにして配信しておこうと言うもので、繰り返されるやりとりが都度CCで入ってくるので膨大になるわけです。何が関係するのかさっぱり判らない様なメールが、入ってきていることはありませんでしょうか。本当に大事なメールが関連の希薄なメールに埋もれてしまい対応が遅れ業務効率が下がっている例も多いようです。

　最後に、多忙な人に確実な返信をもらうテクニックです。それは「Yes/Noで答えられる返信を求める」のです。これが可能な案件は限られると思いますが、多忙な人に時間を使わせ無い工夫はあった方が良いと思うのです。いわゆる論理的メールの励行が効果的だと思います。

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